Penyimpanan Arsip dan Tujuan Penyimpanan Arsip

 Penyimpanan Arsip

1. Pengertian sistem penyimpanan

Pada dasarnya, sistem penyimpanan arsip atau filing system adalah kegiatan penyususnan dokumen, warkat, dan arsip pada tempat yang telah ditentukan sehingga dapat ditemukan dengan cepat jika diperlukan. Sitem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dibedakan menjadi lima macam sistem berikut.

• Sitem Abjad (alphabetical filling system)
• Sistem subjek (subject filing system)
• Sitem nomor ( numeric filing system)
• Sistem tanggal ( chronological filing system)
• Sitem wilayah ( goegraphical filing system)

Adapun prosedur penyimpanan arsip meliputi beberapa hal berikut.

• Memeriksa

Surat atau dokumen lainnya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan disebut juga dengan istilah release mark baik dalam bentuk stempel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas.

• Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat  daftar kalsifikasi subjek untuk mengartahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

• Mengode

Mengode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata diatas kertas surat yang bersangkutan. Dengan adanya tulisan tersebut, petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar.

• Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan surat terlebih dahulu untuk memudahkan penempatan ditempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok jika surat yang akan disimpan hanya sedikit, tidak perlu disortir terlebih dahulu karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.

• Menempatkan 

Dalam sistem subjek, penggolongan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok masalah. Petunjuk yang dipergunakan untuk map, laci lemari arsip, map ordner, map arsip dan lain- lain sarana penyimpanan arsip berupa istilah sunjek.

Tujuan Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan biaya seefisienn mungkn. Selain itu, arsip dapat terlindungi, tahan lama, mudah diakses, dan ditemukan untuk keperluan kegiatan usaha, kebutuhan akuntabilitas, serta sesuai dengan harapan masyarakat/ pengguna.

Location:

Share :