Masalah Kearsipan XI MPLB

Masalah Kearsipan

Masalah kearsipan sering kali muncul dikarenakan oleh berbagai hal. Masalah- masalah itu tidak jarang menjadi penghambat dalam penyelesaian kegiatan korespondensi dilingkungan kantor. Beberapa ahli telah menuliskan pendapat mereka tentang masalah pokok kearsipan yang harus dihindari, diantisipasi, diwaspadai, dan dipecahkan, yang dijelaskan sebagai berikut.

a. Menurut Drs. E. Martono

 Berikut ini masalah yang sering timbul brtalian dengan warkat menurut Drs. E Martono.

1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukkan data.
3. Warkat setiap hari selalu bertambah.
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat.
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6. Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih

b. Menurut The Liang Gie

Masalah- masalah pokok dibidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut.

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat- surat kedalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan perelatannya tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai- pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

c. Menurut Moekijat

Berikut ini masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan.

1. Dipergunaknnya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.
2. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
3. Pegawai- pegawai yang tidak terlatih.
4. Tidak ada prosedur- prosedur kearsipan tertentu.
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat- warkat.
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7. Kurang ada pengawasan terhadap warkat- warkat (surat- surat) yang dipinjam atau pengembaliannya.

 

Location:

Share :