ASAS PENYIMPANAN ARSIP

 Asas Penyimpanan Arsip

Asas penyimpanan arsip adalah pedoman dalam penyelenggarakan arsip yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi. Ada beberapa pertimbangan untuk penentuan asas tersebut, misalnya lokasi dari setiap unit kerja apakah berada dalam satu atap atau tidak, volume surat besar,jumlah pegawai , dan pertimbangan lainnya. Asas penyimpanan arsip meliputi beberapa hal berikut.

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri. Asas sentralisasi mempunyai beberapa kelebihan dalam penggunaannya sebagai berikut.

1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui bahwa arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
6. Pengawasan menjadi lebih muda.

Kekurangan dari asas sentralisasi

1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
2. Bagi organisasi kantor yang bagian- bagiannya tidak berada dalam satu kompleks da terpencar- pencar di beberapa tempat, pelaksaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.
3. Petugas kearsipan belum tentu  paham dengan permasalahan -permasalahan unit kerja sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai arsip.
4. Kemungjinan besar arsip tidak dapat ditemukan karena arsip hilang atau terselip.

b. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan cara disebarkan atau dideligasikan kemasing- masing unit yang ada dalam organisasi. Berikut ini kelebihan azas desentralisasi.

1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.
3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4. Setipa karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

Sementara itu, berikut ini kekurangan asas desentralisasi.

1. Kemungkinan terjadi ketidak seragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan akan makin besar.
2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3. Tidak ada pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas.
4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti sehingga pertumbuhan arsip makin meningkat memenuhi ruang kerja.
5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan.

c. Asas Gabungan

Asas gabungan ialah penyelenggaraan dan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalkan. Pada pelaksanaannya, unit sentral bertanggung jawab terhadap arsip inaktif seluruh unit kerja atau bagian dari sebuah kantor, sedangkan unit pengolah bertanggung jawab terhadap arsip aktif dari masing- masing unit kerja. Penyimpanan arsip secara terpusat akan berjalan dengan baik dan lurus apabila memenuhi syarat- syarat berikut.

1. Lokasi penyimpanan arsip dapat ditemukan dengan mudah oleh pengguna.
2. Konsepsi penyimpanan arsip yang terpusat akan dapat berjalan jika diterapkan pada organisasi kecil yang telah memiliki program manajemen kearsipan yang mantap.
3. Pengelolaan arsip sepenuhnya diserahkan kepada petugas sehingga tidak dibenarkan pengguna ikut campur tangan dalam pengelolaanya.
4. Adanya jaminan kearsipan arsip.

Berikut ini kelebihan asas gabungan.

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2. Proses kerja lancar karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah karena ada pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
5. Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Sementara itu, berikut ini kekurangan yang dimiliki asas gabungan.

1. Peralatan yang digunakan cukup banyak karena diselenggarakan di dua tempat.
2. Kemungkinan ada arsip kembar dapat terjadi.
3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

Location:

Share :