Soal Kearsipan UAS Genap PG dan Essay beeserta jawabannya

 UJIAN AKHIR  SEMESTER (UAS) GENAP

TAHUN AJARAN 2021/2022

Mapel                          : Kearsipan

Kelas/Jurusan             : X /OTKP

 

A. Pilihlah salah satu jawaban yang anda anggap benar pada lembar jawaban yang telah disediakan

1. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan. Arsip yang akan disimpan dengan ordner dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan…..

A.     Gunting                  C. Numerator               E. Perforator

B.     Stapler                    D. Label

2. Penanganan surat masuk sistem buku  agenda adalah sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluar. Penulisan nomor surat yang benar adalah ….

A. PB/004/III/19                      C. 004/PB/II/2019       E. II/PB/004/2019

B. 004/II/PB/2019                    D. II/004/PB/1

2. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis merupakan pengertian surat menurut ….

A. Djoko Purwanto

B. Suhanda Panji

C. Engelbertus Martono

D. John D. Millet

E. Sondang P. Siagian

 3. Tugas pertama pengarah surat dalam menangani surat masuk menggunakan buku agenda adalah ….

A. Mencatat surat

B. Memberikan langsung ke unit pengolah

C. Menyertakan surat lembar disposisi

D. Meneliti kebenaran surat

E. Memberikan ke arsiparis setelah mencatat surat

4. Dalam prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali, setelah pengarah surat sudah selesai melaksanakan tugasnya maka surat diberikan kepada ….

A. Penerima surat

B. Pencatat surat

C. Unit pengolah surat

D. Unit kearsipan

E. Pimpinan

 5. Semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi disebut ….

A. Surat niaga                          C. Surat dinas                          E. Surat masuk

B. Surat keluar                         D. Surat ekstern

6. Semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi disebut…

A. Surat niaga                          C. Surat dinas              E. Surat masuk

B. Surat keluar                       D. Surat ekstern

7. Bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk bahwa terdapat dokumen yang disertakan bersama surat adalah ….

A. Isi surat

B. Lampiran

C. Kop surat

D. Perihal

E. Alamat dalam 

8. Yang dimaksud dengan Guide adalah…

A.     Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
B.  Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
C.     Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
D.      Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
E.      Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

9. Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat, pendapat tersebut merupakan klasifikasi arsip menurut

A.     Winata dan Muhidin
B.     ANRI Nomor 19 tahun 2012
C.     Sayuti (2013)
D.     Hendi Haryadi
E.      The Liang Gie

10. Kegiatan mengindeks arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Straight Order dan Indexing Order. Dibawah ini yang merupakan contoh dari Straight Order adalah…..

A.     Dr. Widhian Aulia menjadi Widhian Aulia, Dr.

B.     Dr. Widhian Aulia menjadi Aulia, Widhian, Dr.
C.     Ade Maulana menjadi Maulana, Ade
D.     Rere Agrezta menjadi Agrezta, Rere
E.      Pierre Tendean menjadi Tendean Pierre

12.  Penyekat untuk mengelompokan berkas arsip dalam rangka penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, subyek dan kronologis disebut ….

A. Folder                     B. Guide

C. Tab                          D. Indeks                                 E. Laci

13. Guide yang dipergunakan sebagai tanda pemisah antar sub kelompok masalah dalam satu pokok masalah atau sub kelompok dalam kelompok arsip adalah Guide….

A.     Lembar Guide                   C. Guide Sekunder                 E. Folder

B.     Guide Primer                     D. Guide Tersier

14. Kayra Mireya Atarahman, jika diindeks yang benar yaitu…..
A.     Kayra, Mireya, Atarahman
B.     Mireya, Atarahman, Kayra
C.     Atarahman, Mireya, Kayra
D.     Atarahman, Kayra, Mireya
E.      Kayra, Atarahman, Mireya

14. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama wilayah atau nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat disebut ….

A. Abjad

B. Tanggal

C. Pokok masalah

D. Nomor

E. Wilayah

15. Dalam prosedur penyimpanan arsip ada proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Didalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menetukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Merupakan pengertian dari......

A. Memeriksa        C. Mengode        E. Menempatkan

B. Mengindeks      D. Menyortir

16. Perhatikan pernyataan dibawah ini : 

• Sangat Mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi / instansi/ lembaga/perusahaan
• Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
• Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
• Perlengkapan dapat dipergunakan untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap- tiap dokumen

Pernyataan diatas merupakan pengertian dari....

A. Kekurangan sitem abjad

B. Kelebihan sistem abjad

C. Tujuan penyimpanan arsip

D. Pengertian penyimpanan arsip dengan sistem abjad

E. Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan sistem abjad

a. Jika surat tersebut hilang atau terlambat, hal itu tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

b. Surat tersebut tidak kan diproses selanjutnya.

c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. 

d. Jika petugas penilai surat ragu- ragu menetukan surat penting atau surat biasa , petugas dapat menanyakannya kepada atasan suapaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

17. Pernyataan diatas merupakan pengertian dari.....

A. Ciri-ciri surat rahasia

B. Ciri- ciri surat biasa

C. Ciri- ciri surta penting

D. Keuntungan menggunakan kartu kendali

E. Fungsi kartu kendali

18. Kartu kendali adalah lembara isian yang digunakan untuk pencatatan, pencapaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting sehingga dapat ditemukan kembali jika diperlukan. Dibawah ini yang bukan fungsi dari kartu kendali adalah.....

A. Alat pengendali surta masuk dan keluar

B. Alat pelacak surat

C. Arsip pengganti yang masih dalam proses

D. Sebagai buku pengganti dan buku ekspedisi

E. Mudah melacak lokasi surat yang diproses

19. Pengarsipan secara sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip atau berkas- berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organisasi maupun nama instansi pemerintah. Kelebihan dari sistem abjad yaitu....

A. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi atau instansi/ lembaga atau perusahaan

B. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

C. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya.

D. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam -macam dokumen dan cocok untuk tiap- tiap dokumen

E. Sulit apabila terdapat nama yang sama, terutama nama orang

20. Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem abjad memilah- milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan disimpan dan sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas (release mark ) untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat tersebut memang sudah benar-benar diproses atau siap untuk disimpan merupakan pengertian dari....

A. Pengumpulan

B. Memeriksa tanda pelepas (menyortir)

C. Mengindeks

D. Memberi kode

E. Penyimpanan

B.Jawablah pertanyaan berikut ini dengan benar pada lembar jawaban yang telah disediakan !

1. Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan karena distribusi surat tepat sasaran. Jelaskan beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dan surat keluar dengan baik !

2. Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Sebutkan Syarat-syarat dalam mengindeks !

3. Dalam peraturan kepala arsip nasional Republik Indonesia No. 14 tahun 2015 ten tang tata cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip, jelaskan yang dimaksud Deng an retensi arsip !

4. Kedudukan retensi arsip dalam manajemen arsip berada dalam tahapan terakhir dari proses manajemen arsip, yaitu penyusutan arsip. Jelaskan fungsi retensi arsip menurut Karuniatun Tigawati (2015) !

5. Penang an an surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatny penting saja, sedangkan untuk surat - surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa begitu pula dengan Surat rahasia. Tuliskan ciri- Cori dari surat biasa ! 

            

Location:

Share :