Skip to content Skip to sidebar Skip to footer
Home / MATERI PEMBELAJARAN

Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal (Chronological filing System)

Post a Comment

Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal

1. Pengertian Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal

    Penyimpanan arsip dengan sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem sederhana dan mudah, tetapi sistem ini sering kali menggunakan alat bantu lain( kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.  Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah beberapa tahun yang lalu.

Daftar klasifikasi tanggal terdiri atas berikut.
Tahun        ( Tanggal utama)            sebagai kode laci
Bulan        ( subtanggal)                   sebagai kode guide
Tanggal     ( sub-subtanggal)            sebagai kode hanging folder

penympanan arsip sistem tanggal


2. Kelebihan Sistem Tanggal

  • Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
  • Sederhana dan mudah diterapkan kerana tanpa klasifikasi

3. Kekurangan Sistem Tanggal

  • Hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan permasalahannya belom begitu rumit
  • Hanya bisa digunakan untuk surat-surat yang jumlahnya sedikit.
  • Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan masalah atau perihal arsip tersebut
  • Orang sering lupa dengan tanggal surat, terutama tanggal penyimpanan.
  • Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini 

4. Peralatan dan Perlengkapan yang digunakan pada sistem tanggal

    Berikut ini peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal
  1. Filling cabinet
  2. Guide
  3. Hanging folder
  4. Kartu Indeks

5. Langkah-Langkah Penyimpanan arsip dalam sistem tanggal

  • Memeriksa surat atau berkas 
    Surat atau berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menetukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. contoh: Agus akan menyimpan arsipa dari PT. SURYA KENCANA teratnggal 1 Maret 2019. Artinya, identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2019.
  • Mengindeks
    Membagi tanggal menjadi tanggal utama, subtanggal, dan sub-subtanggal. Contoh : sURAT tanggal 1 Maret 2019 terdiri atas tanggal utama (2019), subtanggal (Maret), sub-sub tanggal (1)
  • Mengode
    Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah dalam menemukan arsip pada saat pencarian kembali.
  • Menyortir
    Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi. Menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama. 
  • Menenpatkan 
    Langkah terakhir dalam penyimpanan arsipa adalah menempatkan arsip sesuai kode dan klasifikasi surat. Contoh : Arsip tertanggal 1 Maret 2019 disimpan pada laci berkode 2019 dibelakang guide Maret didalam hanging Folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya. Jadi, kartu indeks untuk surat pertanggal 1 Maret 2019 harus dibuat juga.



Location:

Post a Comment for "Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal (Chronological filing System) "