Pengertian, Fungsi dan Keuntungan Menggunakan Kartu Kendali
Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Kartu Kendali
Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan oleh lembaga arsip nasional RI (ANRI) bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Nasional (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
1. Pengertian Kertu Kendali
Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat yang sifatnya penting sehingga surat dapat ditemukan kembali dengan mudah jika diperlukan. Sistem kartu kendali memerlukan pengelompokkan surat, antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas tiga warna : lembar 1 berwarna kuning, lembar 2 berwarna hijau, dan lembar 3 berwarna merah.
2. Fungsi kartu kendali
- Alat pengendali surat masuk dan keluar
- Alat pelacak surat
- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
3. Keutungan Menggunakan Kartu Kendali
- Lebih efisien dibandingkan buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
- Menghilangkan pencatatn berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Post a Comment for "Pengertian, Fungsi dan Keuntungan Menggunakan Kartu Kendali"