Penanganan Surat dengan Sistem Buku Agenda

Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

1. Pengertian Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

    Penanganan surat sistem buku agenda adalah sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku Agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

2. Jenis Buku Agenda

    Ada tiga macam buku agenda , yang masing- masing dijelaskan sebagai berikut. 

a. Buku agenda tunggal/ campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman. 

Tabel Format Buku Agenda Tunggal

No	Tgl. Terima/ Kirim	Tgl dan No. Surat	M/K	Dari/ Kepada	Perihal	Lampiran	Ket

 b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dihalaman sebelah kiri dan surat keluar disebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

Tabel Contoh Buku Agenda Surat Masuk

No.	Tgl. Terima	Terima Dari	Tgl dan No. Surat	Perihal	Lamp.	Diteruskan Kepada	Ket.	Kode Arsip
1	29 September 2018	PT. Serba Surya JL. Singosari Raya, No. 24 Jakarta Selatan	28 September 2018 089/SS/X/2018	Penawaran harga elektronik	3 lbr	Bagian pemasaran

 Tabel Contoh Buku Agenda Surat Keluar

No.	Nomor Surat	Tgl. Surat	Dari	Dikirim Kepada	Perihal	Lamp.	Ket.	File
1	105/SI/XI/2018	1 Oktober 2018	Bapak Anwar bagian pemasaran	PT. Serba Surya JL. Singosari Raya, No. 24 Jakarta Selatan	Pemesanan barang elektronik	1 lbr

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar (masing-masing disediakan buku)

Tabel Contoh Buku Agenda Kembar

No	Tanggal Pencatatan	M/K	Surat		Dari/ Kepada	Isi Ringkas	Ket
			Nomor	Tanggal
1	30 Januari 2019	M	09/MBC-SCC/I/2013	28 Janurai 2019	Serat Centini course Jl. Melati No. 89 Jakarta 12610-Indonesia ph. (021) 3923641 fax. (021) 3923614	Permohonan menjadi narasumber dalam seminar untuk memebrikan topic seputar motivasi	1 (satu) berkas

Location:

Share :