Fungsi Buku Agenda dan Prosedur Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

 Fungsi Buku Agenda

    Fungsi buku agenda meliputi beberapa hal berikut.

1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu
3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar
4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat

Istilah dalam Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda

    Berikut ini beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda .

• Buku Verbal adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Buku verbal disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis
• Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
• Buku Arsip/klaper, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposis, yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surta masukyang bersangkutan.
• Blanko konsep, yaitu blanko/ formulir yang digunakan khusus u ntuk membuat konsep surat.
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan .
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.
• Cap agenda, yaitu cap segiempat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

a. Penerimaan Surat 

    Penerimaan surat biasanya dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja dibagian depan kantor atau  front office, seperti satpam atau resepsionis (receptoinist). Tugas penerima surat meliputi bebrapa hal berikut.

1. Mengumpulkan setiap surat yang masuk
2. Meneliti ketepatan alamat
3. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surta sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat, surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir

b. Penyortiran Surat

    Setelah surat diterima dari recepsionist, selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perorangan dan menyangkut masalah pribadi, surta dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju. Apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan / organisasi , surta itu harus diproses lebih lanjut.

c.  Pencatatan Surat

    Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunkan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apkah surat tersebut merupakan surat dinas biasa , penting, atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugs tidak  diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahu. Selain itu juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surta akan lebih mudah ditemukan.

    Setelah dicatat, selanjutnya petugas membubuhkan stempel sebagai tanda bahwa surta sudah dicata. Petugas kemudian memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya  dari surat tersebut.

d. Pengarahan Surat

    Pengarahan surat adalah menetukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan  dengan permasalahan surat. 

e. Penyampaian surat

    Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar disposisi, surat beserta lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis dilembar disposisi. 

Location:

Share :