PERALATAN KEARSIPAN

 Pengertian Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini umunya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun ) karena dibuat dengan bahan yang kuat seperti logam, kayu, besi, plastik dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan yaitu:

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

Macam -macam peralatan Kearsipan

1. Lemari Arsip

    Lemari arsip berguna untuk menyimpan arsip, yang biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan ,juga keinginan organisasi yang bersangkutan.

    a. Filling Kabinet

    Filling kabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan empat dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang.

    b. Lateral filling kabinet

    Jumlah arsip yang dapat disimpan dilemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filling kabinet. Penyimpanan arsip dengan lemari ini juga tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai palin bawah.

2. Rotary

    Rotary adalah semacam Filling kabinet ,tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memerlukan tenaga. Cara penggunaan rotary, yaitu penyimpanan arsip secara berputar alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.

3. Tanda Sekat (guide)

    Tanda atau guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip . Guide terdiri atas dua bagian yaitu :

    a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau index ( pengelompokkan) arsip

    b. Badan guide yang berfungsi untuk menopang arsip -arsip yang ada dibelakangnya

4. Map Arsip (Folder)

    adalah lipatan yang terbuat dari karton atau/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak yaitu berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam yaitu sebagai berikut.

• Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya, daun menutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh
• Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup . 
• Folder yaitu map tanpa dilengkapi daun penutup
• Hanging folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang filling kabinet 
• Kertu indeks, yaitu kartu yang berfungsi sebagai penghubung untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan poko permasalahan arsip yang akan dipinjamnya

5. Rak Sortir

    Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam folder masing- masing.

6. Ordner

    Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.

7. Stapler

    Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

8. Perforator

    Perforator adalah alat yang terbuat dari logam untuk melubangi kartu/ kertas

9. Numerator

    Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen

Menurut bentuk adan ukurannya, numerator dibedakan menjadi beberapa jenis berikut:

1.  Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri atas 4-6 digit
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri atas lebih dari 6 digit

10. Kotak/ Box

    Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif

11. Label

    Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folio yang biasanya diletakkan pada tap dari sebuah folder / guide.

12. Tickler File

    adalah semacam alat kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memepunyai jatuh tempo

13. Cardex/(card index) cabinet 

    adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks  dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

14. Rak/ Laci kartu

    Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak untuk menyimpan kartu -kartu ukuran kecil yang bsersifat vertikal.

15. Alat penyimpanan Khusus

    adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalm bentuk-bentuk yang khusus , separti flashdisk, CD, kaset dan sebagianya.

16. Mikrofilm

    Adalah suatu alat untuk memproses fotografi dan arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan  serta penggunaan.

    Mikro film terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

•  Alat pemotret
• Rol Film
• Alat pemroses
• Alat pembaca dan pencetak   

Location:

Share :