Indeks Arsip dan Klasifikasi Arsip

 

Pada pertemuan ini saya akan membahas sekilas tentang Klasifikasi Arsip dan Indeks Arsip !

 Syarat penyusunan klasifikasi Arsip

1. Klasifikasi dapat mewakili seluruh informasi yang ada diorganisasi

2. Klasifikasi dapat menampung semua arsip yang ada di organisasi

3. Klasifikasi dapat bersifat luwes jika ada perkembangan

4. Tiap judul dalam klasifikasi tidak tumpang tindih

5. Klasifikasi disusun dalam hubungan yang logis dan kronologi

6. Klasifikasi dapat disusun berjenjang atau bertingkat

    Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul arsip ( kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas arsip yang satu dengan berkas arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan arsip kembali. Read and Ginn menyebutkan " Indexing in the mental process of the termining the filing segment (or name) by which or record is to be stored and the placing or listing of items in an order that follows a particular sistems. Menurut read and Ginn mengindeks adalah menentukan filing segment (atau nama) arsip yang disimpan dalam urutan yang mengikuti dalam sistem tertentu.

JENIS PENULISAN INDEKS

    Kegiatan mengindeks dalam penulisan arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda nomor dan subjek atau masalah. Penulisan indeks dengan nama orang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu straight order dan indexing order .

1. Straight Order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan nama aslinya.

Contoh :

2. Indexing Order yaitu cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks.

Contoh : 

Nama ganda atau nama lengkap diindeks dari nama belakang

Contoh :

Syarat -syarat dalam mengindeks yaitu :

1. Singkat Jelas dan mudah diingat

2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai

3. Merupakan kata yang mudah dimengerti

4. Diambil atau ditentukan oleh isi surat

Kegunaan Indeks

    Dalam dunia administrasi kegunaan indeks adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip atau dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama yang kemudian disatukan dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan dokument kembali.

    Cara mengindeks mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan berbeda  sesuai dengan sistem yang digunakan oleh instansi tersebut, mengindeks yaitu membari kode atau judul pada surat untuk kepentingan penyimpanan.

Location:

Share :